{"id":18,"date":"2019-09-02T09:04:41","date_gmt":"2019-09-02T12:04:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sieg.com\/blog\/2019\/09\/02\/confira-qual-e-o-prazo-de-guarda-de-documentos-fiscais-e-contabeis\/"},"modified":"2019-09-02T09:04:41","modified_gmt":"2019-09-02T12:04:41","slug":"confira-qual-e-o-prazo-de-guarda-de-documentos-fiscais-e-contabeis","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sieg.com\/blog\/confira-qual-e-o-prazo-de-guarda-de-documentos-fiscais-e-contabeis\/","title":{"rendered":"Confira qual \u00e9 o prazo de guarda de documentos fiscais e cont\u00e1beis"},"content":{"rendered":"

Com a necessidade de automatizar e informatizar processos, \u00e9 comum empreendedores se questionarem sobre a import\u00e2ncia da guarda de documentos fiscais e cont\u00e1beis, trabalhistas e tribut\u00e1rios.<\/p>\n

Com a tecnologia e suas aplica\u00e7\u00f5es, acreditou-se que a rotina de armazenamento de uma montanha de arquivos e documentos iria acabar. No entanto, a verdade \u00e9 que tudo isso possibilitou que os pap\u00e9is fossem substitu\u00eddos por pr\u00e1ticas mais sustent\u00e1veis \u2014 o que n\u00e3o impede que obrigatoriedades, como \u00e9 o caso do prazo de guarda de documentos fiscais e cont\u00e1beis, tenham permanecido relevantes com o passar do tempo.<\/p>\n

\u00c9 importante se atentar para cada prazo legal para a guarda de documentos, j\u00e1 que cada esp\u00e9cie de documento necessita de um tempo m\u00ednimo de armazenamento obrigat\u00f3rio por lei.<\/p>\n

Pensando em ajudar voc\u00ea a entender melhor a import\u00e2ncia de manter um cronograma atualizado de prazo de guarda de documentos fiscais e cont\u00e1beis, levantamos alguns pontos para voc\u00ea n\u00e3o cair nas armadilhas do esquecimento. Fique atento!<\/p>\n

Import\u00e2ncia do prazo de guarda de documentos fiscais e cont\u00e1beis<\/h2>\n

A exig\u00eancia dos \u00f3rg\u00e3os fiscalizadores para a entrega de uma s\u00e9rie de obriga\u00e7\u00f5es cont\u00e1beis e fiscais torna obrigat\u00f3ria a guarda de tais documentos. Afinal, ter o controle sobre os dados e organiza\u00e7\u00f5es de uma organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 essencial para manter um hist\u00f3rico cont\u00e1bil, financeiro, trabalhista e fiscal.<\/p>\n

Al\u00e9m disso, \u00e9 important\u00edssimo se atentar ao prazo legal para guarda dos documentos<\/a>, j\u00e1 que a empresa corre o risco de ter grandes dores de cabe\u00e7a caso n\u00e3o tenha como comprovar sua situa\u00e7\u00e3o cont\u00e1bil ao Fisco: al\u00e9m de ser obrigada a pagar novamente, os valores ser\u00e3o acrescidos de uma multa de 20% do valor somado aos juros.<\/p>\n

\"guarda<\/p>\n

Prazos de guarda de documentos fiscais e cont\u00e1beis<\/h2>\n

A d\u00favida quanto \u00e0 necessidade de guarda de documentos fiscais e cont\u00e1beis \u00e9 bem comum entre os empreendedores e demais envolvidos. Al\u00e9m dos prazos, existe tamb\u00e9m a necessidade de se atentar a quais documentos precisam ser guardados e os per\u00edodos que cada um deve permanecer em posse da empresa.<\/p>\n

Vejamos alguns t\u00f3picos importantes sobre o prazo de guarda de documentos fiscais e cont\u00e1beis:<\/p>\n

Atente-se aos prazos dos livros e comprovantes de escritura\u00e7\u00e3o<\/h3>\n

As empresas, independentemente do porte e segmento, devem conservar seus livros fiscais durante o per\u00edodo de cinco anos, contados a partir do fato gerador, seja para o ICMS, IPI ou ISS.<\/p>\n

Por exemplo, uma nota fiscal emitida em 01\/06\/2017 quanto ao cr\u00e9dito do Imposto (ICMS\/IPI) ter\u00e1 sua prescri\u00e7\u00e3o em 01\/06\/2022. No entanto, por interpreta\u00e7\u00e3o equivocada da lei, \u00e9 comum empreendedores se desfazerem da documenta\u00e7\u00e3o sem observar as regras de outros tributos.<\/p>\n

Isso significa que \u00e9 importante observar as regras dos prazos de guarda de documentos fiscais e tribut\u00e1rios isoladamente, j\u00e1 que tributos podem ter per\u00edodos de conserva\u00e7\u00e3o diferentes dos demais. Al\u00e9m disso, \u00e9 fundamental ter conhecimento de que existem tr\u00eas dispositivos legais que relacionam os prazos de guarda da documenta\u00e7\u00e3o, quais sejam:<\/p>\n

C\u00f3digo Tribut\u00e1rio<\/h4>\n

Determina que os livros de escritura\u00e7\u00e3o comercial e fiscal, bem como seus respectivos comprovantes de lan\u00e7amento, sejam armazenados at\u00e9 o final da prescri\u00e7\u00e3o dos cr\u00e9ditos tribut\u00e1rios das opera\u00e7\u00f5es que se refiram.<\/p>\n

Lei n\u00ba 9.430\/1996<\/h4>\n

Determina que os comprovantes de escritura\u00e7\u00e3o relativos a fatos que repercutam em lan\u00e7amentos cont\u00e1beis futuros sejam conservados at\u00e9 a decad\u00eancia do direito da Fazenda Nacional, de modo a constituir os cr\u00e9ditos tribut\u00e1rios relativos a esses exerc\u00edcios.<\/p>\n

Decreto-Lei n\u00ba 486\/1969<\/h4>\n

Determina que o comerciante conserve em ordem enquanto os documentos contenham eventuais a\u00e7\u00f5es que lhes sejam pertinentes. Isso se estende aos livros de natureza mercantil, dos quais devem ser observados os prazos societ\u00e1rios e da legisla\u00e7\u00e3o comercial.<\/p>\n

Realize o armazenamento e a guarda de forma correta<\/h3>\n

Livros cont\u00e1beis, arquivo morto, processos judiciais, enfim, documentos gerados no dia a dia da empresa devem ser mantidos guardados de forma segura e correta.<\/p>\n

Antigamente, muitas empresas mantinham toda a papelada acumulada em caixas e suscet\u00edveis a eventuais perdas, como aquelas decorrentes de chuvas e extravios. No entanto, com o aumento da fiscaliza\u00e7\u00e3o e as recorrentes verifica\u00e7\u00f5es sobre a proced\u00eancia de uma s\u00e9rie de informa\u00e7\u00f5es emitidas, empresas tiveram que adequar seus ambientes e procedimentos para tornar todo o processo de armazenamento mais seguro.<\/p>\n

Por tanto, muito al\u00e9m de seguir um cronograma de prazos de documentos fiscais e cont\u00e1beis, \u00e9 fundamental encontrar um local ideal para a conserva\u00e7\u00e3o. Se o armazenamento for em um local impr\u00f3prio e sem os devidos cuidados, eles podem acabar se deteriorando e causando preju\u00edzos irrevers\u00edveis \u00e0 empresa.<\/p>\n

Invista na tecnologia para um melhor controle de prazos<\/h3>\n

A tecnologia tem sido uma grande aliada das empresas, e isso j\u00e1 n\u00e3o \u00e9 novidade: documentos fiscais como, NF-es, NFS-es e CT-es podem ser armazenadas digitalmente, o que permite um manuseio muito mais f\u00e1cil.<\/p>\n

O prazo estabelecido atualmente para a guarda de notas fiscais<\/a> \u00e9 de 5 anos mais o ano vigente. No caso das Notas Fiscais Eletr\u00f4nicas, o per\u00edodo estabelecido se mant\u00e9m o mesmo dos documentos f\u00edsicos, devendo estes serem apresentados \u00e0 Administra\u00e7\u00e3o P\u00fablica assim que solicitados.<\/p>\n

O n\u00e3o armazenamento de tais documentos pode acarretar pesad\u00edssimas multas, que podem passar de R$ 1.000,00 por XML de NF n\u00e3o apresentada em uma fiscaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Vale destacar que contribuintes do ICMS, optantes ou n\u00e3o do Simples Nacional<\/a>, est\u00e3o obrigados a armazenar o arquivo XML, devendo este mesmo arquivo ser arquivado pelo destinat\u00e1rio contribuinte do ICMS.<\/p>\n

Mantenha um calend\u00e1rio de prazos sempre atualizado<\/h3>\n

Memorizar todos os prazos de envio de documentos e obriga\u00e7\u00f5es acess\u00f3rias \u00e9 quase imposs\u00edvel. Mesmo com a informatiza\u00e7\u00e3o e a ades\u00e3o das empresas ao Sistema P\u00fablico de Escritura\u00e7\u00e3o (SPED), ainda existem muitos prazos diferentes de envio de arquivos que precisam ser mantidos em dia.<\/p>\n

Por isso, \u00e9 fundamental que a empresa tenha definido um calend\u00e1rio de entrega de documenta\u00e7\u00e3o dos arquivos fiscais e cont\u00e1beis de modo a n\u00e3o cair nas malhas do Fisco.<\/p>\n

Uma correta gest\u00e3o documental dos arquivos fiscais e cont\u00e1beis possibilita ao empreendedor estar em dia com suas obriga\u00e7\u00f5es e regularmente estabelecido perante os \u00f3rg\u00e3os fiscalizadores. Muito al\u00e9m de uma obrigatoriedade, manter um calend\u00e1rio de prazo de guarda de documentos fiscais e cont\u00e1beis \u00e9 fundamental para manter a sa\u00fade financeira do neg\u00f3cio e evitar surpresas desagrad\u00e1veis.<\/p>\n

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