{"id":1541,"date":"2021-05-27T09:55:09","date_gmt":"2021-05-27T12:55:09","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sieg.com\/blog\/?p=1541"},"modified":"2021-05-27T09:55:09","modified_gmt":"2021-05-27T12:55:09","slug":"mapeamento-de-processos-por-natalia-santos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sieg.com\/blog\/mapeamento-de-processos-por-natalia-santos\/","title":{"rendered":"Mapeamento de processos  &#8211; por Nat\u00e1lia Santos"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400\">A rotina do escrit\u00f3rio de contabilidade \u00e9 bem agitada e com isso fica f\u00e1cil se perder em meio \u00e0s atividades. Al\u00e9m disso, existem tarefas que exigem concentra\u00e7\u00e3o devido \u00e0 sua complexidade. N\u00e3o importa o tamanho do escrit\u00f3rio, \u00e9 importante ter os processos bem definidos para garantir o desenvolvimento saud\u00e1vel e expandir sua cartela de clientes.\u00a0 Quer entender o que \u00e9 o mapeamento de processos e como ele \u00e9 fundamental para a sa\u00fade do seu neg\u00f3cio? Continue a ler o artigo! Boa leitura!\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>O que \u00e9 mapeamento de processos?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">\u00c9 desenhar os processos de uma empresa por meio de fluxogramas. O mapeamento \u00e9 uma ferramenta utilizada para melhorar a gest\u00e3o das organiza\u00e7\u00f5es, independente do tamanho que ela tenha.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Mapear um processo \u00e9 entender seu passo a passo e verificar se ele cumpre os seus objetivos.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Com ele, \u00e9 poss\u00edvel identificar os caminhos dos processos internos e assim evitar gargalos, aumentar a produtividade e <a href=\"https:\/\/www.sieg.com\/blog\/dicas-indispensaveis-para-fidelizar-seus-clientes-durante-2021\/\">otimizar a entrega ao cliente<\/a>, pois permite entender de forma pr\u00e1tica toda opera\u00e7\u00e3o da empresa.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">O mapeamento faz a identifica\u00e7\u00e3o e a representa\u00e7\u00e3o das tarefas de um processo e seu fluxo, descrevendo as atividades e relacionando-as com cada pessoa envolvida, com os materiais necess\u00e1rios para essas tarefas e qual ser\u00e1 o resultado dessa execu\u00e7\u00e3o.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Muitas vezes as empresas perdem dinheiro e tempo com atividades que n\u00e3o s\u00e3o necess\u00e1rias, sendo assim importante definir um prop\u00f3sito claro e um objetivo bem definido.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Quais vantagens do mapeamento de processo?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Voc\u00ea j\u00e1 percebeu que com mapeamento do processo a empresa consegue se organizar para crescer, mas vou te mostrar mais motivos:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">Melhorar o que j\u00e1 \u00e9 feito;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">Documentar as atividades;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">Eliminar processos que n\u00e3o geram valor;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">Padronizar as entregas;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">Reduzir custos;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">Otimizar tempo;\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">Identificar gargalos;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">Relacionar as pessoas que fazem parte do processo (fun\u00e7\u00f5es e tarefas);<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">Facilitar o controle de recursos necess\u00e1rios.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Al\u00e9m disso, com processos mapeados, \u00e9 poss\u00edvel ver de forma sist\u00eamica e realista tudo que \u00e9 feito na empresa. Identificando as dificuldades podemos criar planos de a\u00e7\u00e3o para melhorias.\u00a0 Para isso acontecer, \u00e9 necess\u00e1rio adotar\u00a0 metodologias de processos, como, por exemplo, o <\/span><b>ciclo PDCA : <\/b><span style=\"font-weight: 400\">&#8211;<\/span><span style=\"font-weight: 400\">\u00a0<\/span><i><span style=\"font-weight: 400\">Plan<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400\">\u00a0(planejar),\u00a0<\/span><i><span style=\"font-weight: 400\">Do<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400\">\u00a0(executar),\u00a0<\/span><i><span style=\"font-weight: 400\">Check<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400\">\u00a0(checar\/controlar) e\u00a0<\/span><i><span style=\"font-weight: 400\">Act<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400\">\u00a0(agir).<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>Como fazer mapeamento de processos?\u00a0<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Seguir o passo a passo \u00e9 fundamental para o mapeamento funcionar. Seguir uma sequ\u00eancia \u00e9 a melhor forma de extrair o m\u00e1ximo de informa\u00e7\u00f5es relevantes e assim conseguir melhorar seus processos, vamos come\u00e7ar?\u00a0<\/span><\/p>\n<p><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-2175\" src=\"https:\/\/www.sieg.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/mapeamento-de-processos-sieg_Easy-Resize.com_-300x200.jpg\" alt=\"homem fazendo mapeamento de processos \" width=\"485\" height=\"323\" srcset=\"https:\/\/www.sieg.com\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2021\/05\/mapeamento-de-processos-sieg_Easy-Resize.com_-300x200.jpg 300w, https:\/\/www.sieg.com\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2021\/05\/mapeamento-de-processos-sieg_Easy-Resize.com_-768x513.jpg 768w, https:\/\/www.sieg.com\/blog\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2021\/05\/mapeamento-de-processos-sieg_Easy-Resize.com_.jpg 1024w\" sizes=\"(max-width: 485px) 100vw, 485px\" \/><\/p>\n<h3><b>1 \u2013 Identificar o problema<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Para gerir \u00e9 preciso conhecer. E para isso, \u00e9 fundamental identificar o problema.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Qual o objetivo a ser alcan\u00e7ado com esse mapeamento? Qual o problema que est\u00e1 impedindo a empresa de alcan\u00e7ar esses objetivos?\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Cada processo deve contribuir individualmente para que se alcance os objetivos esperados e, os que n\u00e3o contribu\u00edrem, devem ser eliminados. Deve-se buscar o entendimento de como cada um deles se relaciona e contribui efetivamente para a cadeia de valor, de maneira a montar uma lista de prioridade entre os processos. Por exemplo:\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">\u2013 Objetivo: resolver retrabalho\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">\u2013 Problemas: retrabalho, problemas de comunica\u00e7\u00e3o e improdutividade.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">O importante \u00e9 que o problema fique claro e que seja o foco a partir de agora.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><b>2 \u2013 Selecionar o processo<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Ap\u00f3s identificar a quest\u00e3o cr\u00edtica, deve-se identificar quais processos impactam nessa quest\u00e3o e possuem a\u00e7\u00f5es para resolver. A partir da\u00ed, come\u00e7ar a relacionar as a\u00e7\u00f5es para a solu\u00e7\u00e3o desse problema.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Se voc\u00ea vai fazer pela primeira vez um mapeamento de processo, o ideal \u00e9 voc\u00ea escolher primeiro um processo pequeno e ir aprendendo com ele, pois se escolher um muito complexo, poder\u00e1 levar muito tempo e isso poder\u00e1 te desmotivar e fazer com que voc\u00ea abandone o processo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Imagine todo o caminho que esse processo ir\u00e1 percorrer de forma simples para que essa atividade ocorra!\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><b>3 \u2013 Identifica\u00e7\u00e3o dos respons\u00e1veis\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">T\u00e3o importante quanto conhecer os processos, \u00e9 colocar a equipe para fazer parte deles e se engajar, pois nada adianta ter a ferramenta em m\u00e3os e os funcion\u00e1rios n\u00e3o colocarem em pr\u00e1tica as a\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">\u00c9 necess\u00e1rio identificar as pessoas e as \u00e1reas da organiza\u00e7\u00e3o que ser\u00e3o respons\u00e1veis por cada atividade. Tamb\u00e9m \u00e9 necess\u00e1rio identificar os m\u00e9todos de trabalho utilizados pelos colaboradores que executam cada tarefa.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">\u00c9 importante que sejam detalhadas as atividades envolvidas no processo e quem hoje est\u00e1 respons\u00e1vel e, se n\u00e3o houver um respons\u00e1vel, fazer essa associa\u00e7\u00e3o. Al\u00e9m de tudo, definir a qual l\u00edder este funcion\u00e1rio se reportar\u00e1 para dar apoio. Por exemplo:<\/span><\/p>\n<p><b>Atividade<\/b><span style=\"font-weight: 400\">: Fazer confer\u00eancia das notas fiscais de entrada<\/span><\/p>\n<p><b>Respons\u00e1vel<\/b><span style=\"font-weight: 400\">: Aline Souza<\/span><\/p>\n<p><b>Como executa<\/b><span style=\"font-weight: 400\">: Faz o download atrav\u00e9s da <a href=\"https:\/\/www.sieg.com\/\">SIEG<\/a>.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Dessa forma, ser\u00e3o identificadas quais atividades cada membro na equipe est\u00e1 fazendo e se algum deles tem mais atividades que outros.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Mas, cuidado! N\u00e3o chegue mapeando processos sem convidar as pessoas a fazer parte desse processo, ou sem ao menos informar o que est\u00e1 acontecendo. Se n\u00e3o houver transpar\u00eancia, possivelmente existir\u00e1 uma resist\u00eancia muito grande.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><b>4 \u2013 Treinar a equipe\u00a0<span style=\"color: #ffffff\">mapeamento de processos\u00a0<\/span><\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">\u00c9 preciso que todos estejam alinhados. Realize treinamentos e reciclagens peri\u00f3dicas para que todos se mantenham atualizados e para que o trabalho se mantenha uniforme.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Al\u00e9m disso, utilizar a tecnologia ao nosso favor \u00e9 fundamental! Para isso, \u00e9 legal implementar softwares para melhoria das atividades, como o sistema da SIEG, que vai facilitar a vida de quem executa tanto a parte fiscal como o departamento pessoal.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Acompanhe tamb\u00e9m as atualiza\u00e7\u00f5es dos sistemas que s\u00e3o utilizados na sua empresa, para ficar a par de eventuais atualiza\u00e7\u00f5es e melhorias e para que os respons\u00e1veis pela sua utiliza\u00e7\u00e3o explorem ao m\u00e1ximo o potencial e as possibilidades desses sistemas.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Siga treinando e conscientizando os funcion\u00e1rios sobre o uso dessas tecnologias para evitar erros e retrabalhos. Lembrando a eles que, quando eles s\u00e3o treinados, est\u00e3o sendo valorizados, aumentando sua capacidade t\u00e9cnica e sua autonomia.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><b>5 \u2013 Constru\u00e7\u00e3o e documenta\u00e7\u00e3o do fluxo<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Nessa etapa, \u00e9 fundamental ter em mente a ideia de agrupar e construir um racioc\u00ednio l\u00f3gico e sequenciado das informa\u00e7\u00f5es, capaz de mostrar todas as partes do processo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">O seu fluxograma deve ser fiel sobre como os processos est\u00e3o desenvolvidos pois ele mostrar\u00e1 os erros e tamb\u00e9m as oportunidades.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Contenha o impulso de querer resolver logo cada problema que vai aparecer no caminho! Vai haver um momento espec\u00edfico de planejar e executar cada solu\u00e7\u00e3o.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Aqui \u00e9 preciso focar no detalhamento do processo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Voc\u00ea pode tra\u00e7ar aqui o ciclo PDCA com as seguintes perguntas:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">Quem?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">O Que?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">Quando?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">Como?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">Onde?<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400\"><span style=\"font-weight: 400\">Por qu\u00ea?<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Respondendo essas perguntas, voc\u00ea vai encontrar uma maneira de aprimorar o seu processo. Um detalhe importante: se voc\u00ea n\u00e3o consegue responder\u00a0 <\/span><b>por que<\/b><span style=\"font-weight: 400\"> um determinado trabalho \u00e9 feito, cuidado! Isso \u00e9 sinal de que pode estar acontecendo desperd\u00edcio de tempo.<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><b>6 \u2013 Identificar e analisar os problemas\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Neste passo, ser\u00e3o analisadas as l\u00f3gicas das tarefas, se existem tarefas redundantes ou se existem atividades desnecess\u00e1rias.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">\u00c9 feita a an\u00e1lise dos problemas para identificar a causa de cada um, de forma coletiva, em equipe como um <\/span><i><span style=\"font-weight: 400\">brainstorming<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400\">, onde os colaboradores v\u00e3o dando sugest\u00f5es e os colegas, complementando.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><b>7 \u2013 Desenvolver o mapa ideal\u00a0<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Agora \u00e9 a hora de melhorar o que est\u00e1 ruim, atrav\u00e9s das informa\u00e7\u00f5es levantadas e dos problemas analisados, dever\u00e1 ser mostrado um processo agora redesenhado.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Tenha em mente que as mudan\u00e7as s\u00e3o para o melhor, por isso sempre envolva a equipe no processo para n\u00e3o haver resist\u00eancia.\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><b>8 \u2013 Estabelecer medidas de controle\u00a0<span style=\"background-color: #ffffff\">mapeamento de processos\u00a0<\/span><\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Indicadores de desempenho s\u00e3o a melhor forma de monitorar aquilo que est\u00e1 sendo realizado. Caso contr\u00e1rio, o planejamento inteiro pode ser deixado de lado e n\u00e3o alcan\u00e7ar o objetivo esperado.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Al\u00e9m de tudo, os indicadores s\u00e3o ferramentas de gest\u00e3o que devem ser levados com os objetivos gerais da empresa; com seus valores e ideais.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400\">Assim, al\u00e9m de facilitar a vida na an\u00e1lise dos gestores, os processos mapeados e definidos facilitam na identifica\u00e7\u00e3o de gargalos, fluxos desnecess\u00e1rios, al\u00e9m disso permitem uma an\u00e1lise da empresa como um todo, visando garantir um \u00f3timo resultado entre os setores de forma interligada.\u00a0<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>A rotina do escrit\u00f3rio de contabilidade \u00e9 bem agitada e com isso fica f\u00e1cil se perder em meio \u00e0s atividades. 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